Personvernerklæring for Fiks smittesporing

Hva er smittesporing?

Å spore smitte er viktig for å begrense smitte, i tillegg til å vurdere effekten av smitteverntiltak. I en pandemi som covid-19 er smittesporing et viktig arbeid som er lovfestet gjennom smittevernloven. Leger som har mistanke om smittsom sykdom, skal foreta smittesporing. I praksis har kommunelegen dette ansvaret for å opprette et smittsporingsteam i sin kommune.

Smittesporing, også omtalt som kontaktsporing eller smitteoppsporing er prosessen med å finne, informere og eventuelt følge opp eller teste nærkontakter.

Den digitale tjenesten Fiks Smittesporing er tilpasset covid-19, og man legger inn data i elektroniske løsninger i en web-applikasjon fremfor bruke ark og penn. Tjenesten er et verktøy som skal hjelpe smittesporingsteamene i kommunene å få oversikt over og følge opp smittede og innbyggere i karantene. Tjenesten er utviklet av Universitet i Oslo i samarbeid med Verdens helseorganisasjon (WHO). Det er ikke noen kobling mellom Fiks Smittesporing og smittestopp-appen utviklet av Simula.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er rådmann Tore Isaksen som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Ringerike kommune. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til tjenesten Fiks Smittesporing, er delegert til kommunalsjef innen utdanning og familie: Marianne.Hakonsen.Mortensen@ringerike.kommune.no

Hva er formålet?

I Fiks Smittesporing behandles personopplysninger som er nødvendige for å få oversikt over og følge opp smittede og innbyggere i karantene. Det er viktig å registrere og spore mistenkte og bekreftede smittetilfeller raskt.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene i forbindelse med telefonintervju, registrerer og lagrer data direkte i Fiks Smittesporing, strukturerer disse i en database, organiserer dataene med utgangspunkt i kommunens behov for tilgang i smittesporingsprosessen, sletter eller arkiverer data når kommunens smittevernfaglige behov bortfaller. Data rapporteres til FHI iht. smittevernlovgivningen.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Fiks Smittesporing er hjemlet i smittevernloven.

Hvilke personopplysninger behandles?

Det elektroniske systemet behandler personinformasjon som er nødvendig fra et smittevernfaglig perspektiv iht. de til enhver tid gjeldende retningslinjer fra Folkehelseinstituttet.

Informasjon som bør innhentes om indekstilfellet (den som er bekreftet smittet)

• Personopplysninger
• For- og etternavn
• Fødselsnummer/D nr./ DUF- nr.
• Alder
• Kjønn
• Adresse
• Telefon
• Fastlege
• Alternative kontaktdetaljer
• Sivilstand
• Nærmeste pårørende
• Yrke (for å kunne identifisere helsearbeidere eller andre risiko-yrker)

Bakgrunnsundersøkelse

Om sykdomsforløpet

• Helsetilstand
• Innsykningsdato
• Prøvedato
• Indikasjon for laboratorieundersøkelse
• Symptomer
• Utfall av sykdom
• Smittet i yrkessammenheng?
• Hvis innlagt helseinstitusjon:
• Dato for innleggelse og navn på helseinstitusjon

Antatt smittested land

• Antatt smittested
• Dato for hjemkomst ved utenlandsopphold
• Eventuelle detaljer om reise i smitteførende periode

Sannsynlig sted hvor smitte kan ha skjedd

• Privat husstand
• Arrangement- privat (vennelag, fester, familiemiddager)
• Arrangement – offentlig (konserter, teater, opera osv.)
• Serveringssted/bar/utested
• Jobb/universitetet – arbeidstid/skoletid for de over videregående, inkludert lærere og andre ansatte i skole/bhg/helseinstitusjon
• Helseinstitusjon – kun beboere
• Barnehage/skole – barn i bhg og grunnskole
• Organisert fritidsaktivitet
• Reisefølge
• Ukjent - Når det er undersøkt men ikke avdekket/er helt ukjent
• Annet – alt som ikke går inn under de andre kategoriene for eksempel: frisør, treningssenter, butikken, offentlig kommunikasjon, osv.

Kartlegging av nærkontakter

Det bør lages en liste over alle personer vedkommende har hatt kontakt med fra 48 timer før hen ble syk.

Nærkontakter er alle som:

• har vært nærmere enn 2 meter i over 15 minutter
• har hatt fysisk kontakt med eller
• har vært i kontakt med sekreter fra indekstilfellet, for eksempel ved hosting eller nysing

Det er også viktig å skrive ned steder, sammenkomster eller liknende hvor det kan ha vært flere personer til stede.

Informasjon som bør innhentes om nærkontakter:

(Person som kan ha vært utsatt for smitte etter kontakt med indekstilfellet.)

Personopplysninger

• For- og etternavn
• Fødselsnummer/D nr./ DUF- nr.
• Alder
• Kjønn
• Adresse
• Telefon
• Alternative kontaktdetaljer
• Nærmeste pårørende
• Yrke (for å kunne identifisere helsearbeidere eller andre risiko-yrker)
• Forbindelse til bekreftet tilfelle

Sannsynlig sted for hvor kontakt skjedde mellom indekstilfellet og nærkontakten

• Privat husstand
• Arrangement- privat (vennelag, fester, familiemiddager)
• Arrangement – offentlig (konserter, teater, opera osv.)
• Serveringssted/bar/utested
• Jobb/universitetet – arbeidstid/skoletid for de over videregående, inkludert lærere og andre ansatte i skole/bhg/helseinstitusjon
• Helseinstitusjon – kun beboere
• Barnehage/skole – barn i bhg og grunnskole
• Organisert fritidsaktivitet
• Reisefølge
• Ukjent - Når det er undersøkt men ikke avdekket/er helt ukjent
• Annet – alt som ikke går inn under de andre kategoriene for eksempel: frisør, treningssenter, butikken, offentlig kommunikasjon,
• Dato for siste kontakt
• Kontakthyppighet og varighet
• Annet som har betydning for kontaktens sårbarhet

Vurdering av kategori

• Husstandsmedlemmer eller tilsvarende nære
• Andre nærkontakter

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger som behandles av Fiks Smittesporing kan komme fra deg selv, pårørende, nærkontakter eller andre som du har vært i kontakt med.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Dersom du har fått påvist smitte kan du informere dine nærkontakter selv om du ønsker det, men nærkontakter utenfor egen husholdning bør likevel kontaktes av smittesporer for å sikre at de får beskjed og informasjon om hvordan de skal forholde seg. Dersom det blir nødvendig å dele din identitet med nærkontakter vil det være basert på at du gir samtykke til dette.

Utleveres opplysningene til et land utenfor EU/EØS?

Alle opplysningene behandles i Norge.

Hvordan sikres opplysningene?

Det er utført ulike risikovurderinger i forkant, og tjenesten har blitt testet før bruk. Data i bevegelse beskyttes med kryptering og selve dataene er også kryptert. Alt som foretas inne i systemet er sporbart og logges i en sikkerhetslogg. Ringerike kommune og Fiks Smittesporing har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Innlogging skjer med ID-porten, og det er gjennomført grunnleggende opplæring i personvern og informasjonssikkerhet for de som er autorisert til tjenesten. Ringerike kommune har underskrevet databehandleravtale som regulerer bruk av personopplysninger med KS.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Når Fiks Smittesporing behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres. Du kan henvende deg til Ringerike kommune og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og innen 30 dager. Dersom det av ulike årsaker blir vanskelig å innfri din henvendelse i løpet av 30 dager, har vi anledning til å utvide fristen med inntil 2 måneder. I slike tilfeller vil du få beskjed om utsatt frist.

Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn.

Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.

Sletting av informasjon: Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige.

Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Fiks Smittesporing sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.

Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du aktivt har gitt oss om deg gjennom avtale eller samtykke. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre dersom dere flytter.

Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest

Les mer om dine rettigheter:

https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan kontakte oss per post.

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679. Sist endret 20.august 2020.

Kilder: https://www.fhi.no/nettpub/coronavirus/testing-og-oppfolging-av-smittede/smittesporing/

Personvernombud

Ringerike kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger:

Personvernombudet:

Christine Lie Ulrichsen i ADVOKATFIRMAET BERNGAARD AS

Adresse Beddingen 8, 0250 Oslo

E-post clu@berngaard.no

Telefon +47 951 00 397

Spørsmål vedrørende personvernerklæringen kan også rettes til kommunen på følgende adresse:

Ringerike kommune

Postboks 123 Sentrum

3502 Hønefoss

Sentralbord: 32 11 74 00

E-post: postmottak@ringerike.kommune.no